Niemal o połowę można przyśpieszyć szybkość działania większości polskich urzędów i dwukrotnie zmniejszyć koszty ich funkcjonowania - twierdza analitycy Momentum Research Group. Jak to osiągnąć? Wystarczy zautomatyzować wszystkie powtarzalne czynności oraz wprowadzić do urzędów technologię pozwalającą na zapisywania i przetwarzanie urzędowych dokumentów do postaci cyfrowej. Mrzonka? Polska już to wdraża. I jak wynika z badania "Net Impact 2004" przeprowadzonego przez Momentum Research Group na zlecenie firmy Cisco Systems wcale nie idzie nam to gorzej niż innym krajom europejskim.
Raport powstał w nietypowy sposób. Analitycy przeprowadzili wywiady z setką polskich urzędników wyższego szczebla, którzy mają wpływ na rozwój i kształtowanie polskiej e-administracji. Wszyscy pracują w urzędach wykorzystujących sieć komputerową. Czemu badanie jest istotne? E-administracja umożliwia załatwianie spraw w urzędach bez potrzeby wychodzenia z domu. Za pośrednictwem komputera i internetu można założyć firmę, zarejestrować samochód i rozliczyć się z podatków. Wdrożenie e-administracji obniża koszty funkcjonowania urzędów i zmniejsza możliwości korupcji.
A jednak robimy to dobrze?
Polska konsekwentnie i w odpowiedniej kolejności wdraża rozwiązania e-administracji. Kolejność działań okazuje się istotna - dzięki niej można obniżyć koszty o 20-30 proc. Prawie 75 proc. polskich urzędów przed wprowadzeniem usług i programów opracowuje szczegółowe plany jak mają wyglądać poszczególne procesy - czyli dokonuje ich optymalizacji. Choć planowanie brzmi banalnie, w pozostałych krajach Europy logiczna kolejność działań zachowuje tylko 66 proc. urzędów.
"Polska dysponuje potencjałem pozwalającym na prześcignięcie niektórych większych krajów europejskich w zakresie wydajności pracy w sektorze publicznym w nadchodzących 5-10 latach" - piszą autorzy raportu. Nie piszą jednak, że większa wydajność oznacza także zwolnienia wśród urzędników. Z tego jednak powinniśmy się cieszyć - jak wynika z unijnych badań już teraz mamy do czynienia z przerostem aparatu urzędniczego. Wzrost wydajności powyżej średniej unijnej możliwy jest jednak tylko przy odpowiednich nakładach państwa. A te na rozwój infrastruktury technologicznej łoży mniej niż większość nowych członków UE. Istotnym elementem w tym wyścigu jest także zmiana mentalności i zachowań polskich urzędników - podkreślają analitycy MRG.
Zaskakująco okazuje się, że polskie urzędy są bardziej nakierowane na obywateli niż zachodnie. Wskaźnik określający koncentrację urzędów na potrzebach obywateli wyniósł 61 proc. i był wyższy niż średnia europejska. Może to jednak wynikać z wyjątkowo słabego rozwoju usług dla ludności. Na założenie firmy czeka się w Polsce średnio 200 dni, a w Wielkiej Brytanii 24 dni.
Za mało sieci
Jeśli polskie urzędy wdrażają nowe technologie i e-administrację podobnie wydajnie jak pozostałe kraje UE, czemu wciąż nie możemy się obyć bez wizyt w urzędach? Na drodze do e-administracji stoją dwie przeszkody: ograniczony dostęp do internetu i... brak pieniędzy - uważa większość polskich urzędników wysokiego szczebla ankietowanych przez MGR. "Ograniczony dostęp do sieci i aplikacji ogranicza sprawność polskich organizacji, zmniejsza poziom zadowolenia petentów oraz obniża wydajność" - można przeczytać w raporcie.
- Bariery ograniczające rozwój e-administracji w Polsce wynikają przede wszystkim z niedorozwoju infrastruktury umożliwiającej urzędom łączność z obywatelami, firmami i innymi urzędami. Usunięcie tych barier pozwoli usprawnić działanie administracji i wielokrotnie poprawić jej efektywność - uważa Dariusz Chwiejczak, dyrektor generalny Cisco Systems Poland. Niemal w co trzecim polskim gospodarstwie domowym jest komputer, ale zaledwie co dziesiąte ma dostęp do internetu. Lepiej jest w firmach - niemal 100 proc. dużych przedsiębiorstw jest skomputeryzowanych i 80 proc. małych i średnich firm. To jednak wciąż niż w krajach Europy Zachodniej.
