Błędy, które pojawiają się we wnioskach, to bardzo często wina tego, że przedsiębiorcy pobieżnie zapoznają się z dokumentacją programową oraz instrukcjami.
W dodatku, jak opowiada Michał Gwizda, ekspert z firmy konsultingowej Accreo Taxand, często właściciele firm składają wniosek w ostatniej chwili. I okazuje się, że jest on pełen błędów. A zasada jest prosta: im większy projekt, tym potrzeba na niego więcej czasu.
Jeśli przedsiębiorca wypełnia wniosek szybko albo nie zapoznaje się z instrukcjami, to później okazuje się, że nie wypełnił niektórych pól we wniosku, nie dołączył wszystkich wymaganych załączników czy podał niespójne informacje, np. w różnych miejscach we wniosku inna jest wielkość obrotów firmy czy inne dane są we wniosku, a inne w załącznikach.
Unikaj ogólników
Instytucje oceniające wnioski wymagają szczegółowych opisów w składanej dokumentacji, które wynikają z instrukcji jej wypełniania. - Wnioskodawcy często pomijają odpowiedzi na niektóre pytania, co powoduje, iż treść merytoryczna staje się ogólnikowa i nie wnosi żadnej wartości dla projektu -mówi Dariusz Wojtaszek, rzecznik PARP.
Kolejnym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest brak we wnioskach uzasadnienia niektórych stwierdzeń, które potwierdziłyby ich słuszność. I tak brak konkretnych danych wnioskodawcy starają się zastąpić ogólnikowością i powielaniem tych samych informacji.
Zdaniem Wojtaszka, żeby uniknąć takich błędów na etapie opisywania projektu i tworzenia dokumentacji, należy stosować się do wskazówek zawartych we właściwych instrukcjach wypełniania dokumentacji aplikacyjnej. Przedsiębiorcy otrzymują przewodnik po kryteriach, którym posługują się osoby oceniające wniosek w procesie jego weryfikacji.
Wydatek nie zawsze jest kosztem
To, co dla właściciela firmy jest kosztem, nie zawsze jest nim dla instytucji oceniającej wniosek. Dlatego inny biznesplan obowiązuje w przypadku inwestycji z własnej kieszeni przedsiębiorcy, a inny, kiedy ten stara się o dofinansowanie. Działania w ramach "Innowacyjnej gospodarki" bardzo się różnią, podobnie koszty kwalifikowane. - Przykładowo: jeśli przedsiębiorca buduje halę i na połowie powierzchni postawi nowe maszyny, a na drugiej instaluje dotychczas używane, to tylko połowę hali powinien wpisać jako koszty - mówi Gwizda, który obserwuje, że bardzo często we wnioskach pojawiają się wydatki, które nie powinny zostać wpisane. W większości przypadków nie jest refundowany np. koszt doradztwa czy konsultacje inżynieryjne.
PARP przypomina, że koszty kwalifikowane są precyzyjnie określone w dokumentacji programowej. Mogą pojawiać się problemy z interpretacją, np. co jest środkiem trwałym, a co nim nie jest, więc przedsiębiorcy powinni korzystać z wiedzy swoich księgowych.
Nie zawyżaj kosztów
Zdaniem Izabeli Banaś, zastępcy dyrektora Zespołu Badań i Rozwoju PARP, największym problemem jest wpisanie wydatku do projektu bez podania jego opisu i uzasadnienia w kontekście realizowanego projektu.
- Wówczas taki wydatek jest uznany za niekwalifikowany. Wprawdzie mieści się w katalogu wydatków kwalifikowanych, np. środków trwałych, ale jest nieuzasadniony z punktu widzenia projektu i staje się wydatkiem niekwalifikowanym -wyjaśnia Banaś. A wydatki muszą być "kwalifikowane, uzasadnione, racjonalne i adekwatne". Jeżeli nie będą np. racjonalne z uwagi znacznego ich zawyżenia w stosunku do cen rynkowych, stają się wydatkami niekwalifikowanymi. Nie można też wpisywać do kosztów wydatków niezwiązanych z projektem.
W przypadku problemów z kosztami wnioskodawca może skorzystać z pomocy punktów konsultacyjnych krajowego systemu usług http://ksu.parp.gov.pl/pl/pk lub skorzystać z pomocy telefonicznej Informatorium PARP.
Zostaw sobie pole manewru.
Jak radzi Banaś, koszty należy określać bardzo precyzyjnie. Za nieprecyzyjny zostanie uznany zapis "zakup jednego sprzętu komputerowego" zamiast "zakup jednego serwera". Zbyt ogólnikowe sformułowania uniemożliwiają ocenę zasadności i wysokości danego wydatku. Dlatego wnioskodawca, który kupuje np. serwer, musi ten wydatek tak nazwać.
Ale uwaga! Nie trzeba podawać konkretnej nazwy handlowej, np. serwerxyz0123. Jeżeli chodzi o specyfikację danego urządzenia, można ograniczyć się jedynie do określenia podstawowych parametrów. Trzeba pamiętać, że projekt realizowany jest z reguły ponad rok i niektóre konkretne modele mogą z rynku zniknąć.
- Zbyt szczegółowe opisanie wydatku, np. opis pełnej specyfikacji technicznej urządzenia czy wskazanie konkretnego modelu, powoduje w przyszłości zablokowanie możliwości zakupu innego, np. nowszego i lepszego lepszego, modelu danego urządzenia, spełniającego oczekiwania i potrzeby projektu, a mieszczącego się w zarezerwowanej kwocie - ostrzega PARP.
Nie zdobywaj punktów za wszelką cenę
Przedsiębiorcom przyznawane są punkty, które decydują o kolejności projektów na liście rankingowej. Są przyznawane za spełnienie określonych wymagań lub zapewnienie, że uzyskają określone rezultaty. Zasady przyznawania punktów można znaleźć w przewodniku po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach programu operacyjnego "Innowacyjna gospodarka" 2007-2013. Jak radzi Gwizda, starając się o punkty, nie warto być nadgorliwym. Wiele firm chce się pochwalić, że są innowacyjne czy przedsiębiorcze, i np. zgłaszają, że zdobyły więcej patentów, niż mają faktycznie, itd. A doświadczenie pokazuje, że nie warto chwalić się czymś, co nie daje punktów.
- Jeśli za utworzenie pięciu nowych miejsc pracy można uzyskać tyle samo punktów co za sto, to należy zadeklarować pięć -mówi Gwizda i przekonuje, że za jakiś czas może się okazać, że firma 10 osób zatrudni na etaty, a 90 weźmie z agencji tymczasowej. A to już będzie oznaczać, że decydując się na leasing pracowniczy, nie spełniła zadeklarowanych efektów.
Poza tym zdaniem Gwizdy dużym problemem jest to, że przedsiębiorcy nie rozumieją kryteriów, za które są przyznawane punkty. A żeby dostać punkty za innowacyjny pomysł, nie wystarczy sam pomysł, konieczne są dobre dokumenty poświadczające innowacyjność.
Nie dziel dużego projektu na mniejsze
Jak opowiada Gwizda, przedsiębiorcy, którzy chcą uzyskać wysoką dotację, potrafią złożyć kilka wniosków. Taka pokusa jest zwłaszcza w przypadku możliwości pozyskania bardzo dużych dotacji, tak jak w działaniu 4.4 POIG wspierającym innowacyjne projekty czy w przypadku działania 9.4 m.in. dla farm wiatrowych. Tylko że taka praktyka jest niezgodna z przepisami.
- Wnioskodawca może narazić się na zarzut sztucznego dzielenia projektu w celu uzyskania wyższej kwoty dotacji, co skutkuje brakiem możliwości uzyskania dofinansowania - mówi Banaś.
Zwraca także uwagę na to, że próba dzielenia projektu na kilka mniejszych może spowodować wiele komplikacji, np. wnioskodawca nie jest wstanie uzasadnić, że osiągnięty rezultat jest wynikiem konkretnego projektu. Dodatkowo składanie kilku mniejszych projektów zamiast jednego większego powoduje większe ryzyko popełnienia błędów. Wówczas jeden z wniosków może być odrzucony np. na etapie formalnym i wnioskodawca musiałby, aby osiągnąć cel projektu, sfinansować go ze środków własnych.
Niektóre błędy można poprawić
Jeśli pojawią się błędy, a wniosek został już oceniony, wnioskodawca może go jeszcze poprawić. Należy jednak pamiętać, że na wszelkie zmiany trzeba uzyskać zgodę instytucji udzielającej wsparcia.
A Gwizda wyjaśnia, że poprawki trzeba zgłaszać, zanim jeszcze dany błąd wystąpił. Jeśli firma już wie, że chce kupić inną maszynę niż podana we wniosku, to trzeba to skorygować jak najszybciej. Najczęściej firmy muszą skorygować czas, w którym zrealizują projekt. Oczywiście lepiej unikać zmian, bo one zawsze niosą z sobą spore opóźnienia.
