Pozyskanie klienta to dopiero połowa sukcesu. Warto, jeszcze przed rozpoczęciem współpracy, sprawdzić czy nasz odbiorca jest wypłacalny, tj. czy będzie w stanie uregulować swoje zobowiązania. Pomocne będą tutaj takie działania jak analiza dokumentów finansowych, sprawdzenie opinii o kontrahencie na portalach branżowych, zamówienie raportu w wywiadowni gospodarczej, czy całościowa i profesjonalna weryfikacja dokonana przez firmę faktoringową.
Zbieranie dokumentów W trakcie współpracy z kontrahentami dobrze jest gromadzić wszelką możliwą dokumentację. Wielu przedsiębiorców opiera swoje działania oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń wyłącznie na podstawie podpisanej faktury, która w rzeczywistości informuje jedynie o tym, iż zaistniał obowiązek odprowadzenia podatku VAT.
- Najlepiej zabezpieczyć się dodatkowo protokołem odbioru towaru, na którym odbiorca potwierdzi ilość i jakość uzyskanego produktu. Protokół oraz faktura powinny być ze sobą spójne. Oprócz tego warto zadbać o czytelność takich formularzy jak CMR czy WZ. Kompletna dokumentacja ułatwi proces ściągania wierzytelności, gdy strony wejdą na drogę sądową - uważa Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring.
Stała obserwacja Kolejny element ułatwiający podejmowanie stosownych działań w tym zakresie to monitoring należności już po sprzedaży usługi lub produktu. W tym może nam pomóc odpowiednie oprogramowanie, które poinformuje o przeterminowanych fakturach oraz umożliwi przygotowanie raportów. Usługi tego typu oferowane są także przez wyspecjalizowane firmy windykacyjne. Często można połączyć tę usługę z ubezpieczeniem i finansowaniem np. przez współpracę z firmą faktoringową.
Pilnowanie dat Dobra komunikacja z kontrahentem to podstawa efektywnej i skutecznej współpracy. Jeśli jednak zawodzi, a od terminu wymagalności faktury minęło 30-45 dni, należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty. Następnie, jeśli mamy ubezpieczone należności trzeba zgłosić szkodę do ubezpieczyciela wraz ze zgromadzoną dokumentacją.
- Zadbajmy o to, aby największy klient firmy miał nie więcej niż 20-30% w portfelu naszych należności. W przypadku nowego zamówienia, które przekracza tę kwotę, warto dodatkowo zweryfikować kontrahenta lub zabezpieczyć transakcję - dodaje Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring.
Inne wyjście to włączenie ochrony
kredytu kupieckiego u faktora lub ubezpieczyciela na wszystkie należności naszego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, duże kontrakty realizowane dla stałych odbiorców, ale z niską marżą, niosą ze sobą ryzyko opóźnień, które dodatkowo zmniejszą nasz przychód i pogorszą płynność. Dobrze jest zastanowić się, czy takie przedsięwzięcie w ogóle będzie opłacalne. Warto też wcześniej zdobyć środki na jego realizację.
Kompleksowe podejście do zarządzania wierzytelnościami przedsiębiorstwa zakłada przede wszystkim dbałość o wyedukowanie własnych pracowników w tym zakresie. Niezależnie czy będzie to dział sprzedaży - odpowiedni dobór kontrahentów i ich weryfikacja,
logistyki - rzetelność w dostawach i dobre udokumentowanie samego procesu dostawy czy dziale finansów - odpowiednia kontrola spłat, monitoring i należyte dochowanie staranności w dochodzeniu swoich należności.
Planując relacje z odbiorcami naszych usług czy towarów, warto mieć na uwadze, że najczęstszym powodem zakończenia działalności firm jest utrata płynności, do której dochodzi z tytułu nieściągalnych należności. Lepiej zawczasu zastosować odpowiednio dobrane narzędzia, aby uchronić firmę przed czarnym scenariuszem.
